viernes, 10 de julio de 2015

El Proyecto y su Gestión

por AN Jesús López














En esta ocasión es importante hablar de proyectos, basados en su gestión y control, en principio es necesario señalar qué, un proyecto, es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Y Según el Project Management Institute (PMI), la disciplina del Project Management (Gestión de Proyectos) consiste en “la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto.  Se entiende que deben existir unas expectativas, unas necesidades previas, ya que se surge de una necesidad para plantear un proyecto, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la mejor manera posible, el talento, el conocimiento, las aptitudes, las herramientas y técnicas de las que se dispone para cumplir con las metas u objetivos planteados.
Por otro lado, es importante definir Las fases del proyecto, las cuales son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse. Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de dirección de proyectos.
La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control. El número de fases, la necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto. Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen características similares:
• Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. La terminación de esta fase representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.
• El trabajo tiene un enfoque único que difiere del de cualquier otra fase. Esto involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades.
• Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control. La repetición de procesos a través de los cinco grupos de procesos proporciona ese grado adicional de control y define los límites de la fase.
En la gestión de proyectos, la aplicación de conocimientos requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados en cada una de las fases del proyecto. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas, realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen. El director del proyecto debe considerar los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa. Éstos se deben tener en cuenta para cada proceso, incluso si no están enumerados de manera explícita como entradas en las especificaciones del proceso. Los activos de los procesos de la organización proporcionan pautas y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades específicas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las opciones de la dirección de proyectos.
Los procesos fundamentales de la dirección  gestión de proyectos son la planificación, el seguimiento y el control.

Sobre la planificación del proyecto,  (Kerzner, 1995) explica que "si no se planifica, aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostes, falta de motivación, desconcierto".
Para Kerzner, las cuatro razones básicas para planificar son:
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.

Y además añade que "Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".

El Proceso de Planificación consta de las siguientes operaciones:
- Especificar los OBJETIVOS del proyecto (definidos en el alcance).
- Estructurarlo en ACTIVIDADES y TAREAS.
- Establecer una SECUENCIA, PRIORIDADES y DEPENDENCIA entre tareas.
- Estimar la DURACIÓN de las tareas.
- Definir los RECURSOS disponibles.
- Definir el PRESUPUESTO admisible.


Al hablar de seguimiento lo que se hace es comparar la planificación inicial con la ejecución real, es decir, con el cumplimiento del plan de trabajo y el presupuesto. En todo proyecto existen riesgos más o menos graves, aparecen problemas, y por esta razón aunque no se puede prever todos los imprevistos posibles, si es necesario tener un plan de contingencia. Esto va a suponer la realización de cambios y probablemente un nuevo ciclo de planificación y ajuste. 

Gráfico 1. Grupo de Procesos de un Proyecto
Realizado por Mónica Talledo Jiménez 2014
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

-          seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto.
-          utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.
-          cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, y
-          equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categorías principales:
Los procesos de dirección de proyectos aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Estos procesos incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las Áreas de conocimiento.
Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado. Por ejemplo, al determinar la complejidad global de una casa que se planifica construir, se deben tener en cuenta diversas técnicas y herramientas de construcción.
Los procesos de dirección de proyectos se aplican globalmente y a todos los grupos de industrias. Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.
Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
Los directores del proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada proceso, así como las entradas y salidas que lo constituyen. Esto debe servirles de guía para aquellos procesos que deben considerar en la dirección de su proyecto. Este esfuerzo se conoce como adaptación. La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto y del proyecto esté alineado y conectado de manera adecuada con los demás procesos, a fin de facilitar la coordinación. Normalmente, las acciones tomadas durante un proceso afectan a ese proceso y a otros procesos relacionados. Por ejemplo, un cambio de alcance afecta generalmente al costo del proyecto, pero puede no afectar al plan de comunicación o a la calidad del producto. A menudo, estas interacciones entre procesos requieren efectuar concesiones entre requisitos y objetivos del proyecto, y las concesiones específicas de desempeño variarán de un proyecto a otro y de una organización a otra. Una dirección de proyectos exitosa incluye dirigir activamente estas interacciones a fin de cumplir con los requisitos del patrocinador, el cliente y los demás interesados. En determinadas circunstancias, será necesario repetir varias veces un proceso o conjunto de procesos para alcanzar el resultado requerido.

Los proyectos existen en el marco de referencia de una organización y no pueden operar como un sistema cerrado. Requieren datos de entrada procedentes de la organización y del exterior, y producen capacidades que vuelven a la organización. Los procesos del proyecto pueden generar información para mejorar la dirección de futuros proyectos.
Esta norma describe la naturaleza de los procesos de dirección de proyectos en términos de la integración entre los procesos, sus interacciones y los propósitos a los cuales sirven. Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o grupos de procesos):

Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Los procesos de dirección de proyectos se presentan como elementos diferenciados con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica se superponen e interactúan en formas que aquí no se detallan totalmente. La mayoría de los profesionales con experiencia en este ámbito reconocen que existe más de una forma de dirigir un proyecto. Los grupos de procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de guía para aplicar conocimientos y habilidades apropiados en materia de dirección de proyectos durante el proyecto. La aplicación de los procesos de dirección de proyectos es iterativa y muchos procesos se repiten durante el proyecto.
Muchas de las herramientas y técnicas para gestionar proyectos son específicas de gestión de proyectos. No obstante, entendiendo y aplicando conocimiento, herramientas y técnicas que son reconocidas como buena práctica no es suficiente para una efectiva gestión de proyectos.
Adicionalmente para cualquier área específica una efectiva gestión de proyectos requiere del gerente de proyecto las siguientes características:
· Conocimiento. Esto se refiere a lo que el gerente de proyecto conoce de gestión de proyectos.
· Rendimiento. Se refiere a lo que el gerente de proyecto está en capacidad de hacer o lograr a medida que aplica sus conocimientos de gerencia de proyectos.
· Personal. Se refiere a cómo se comporta el gerente de proyectos durante la ejecución del proyecto y actividades relacionadas. La eficacia personal abarca actitudes, características básicas de personalidad, liderazgo - la habilidad para guiar el equipo del proyecto a medida que se alcanzan los objetivos del proyecto y se realiza un balance entre los limitantes del proyecto.


Referencias bibliográficas:

Asociación Española de Dirección e Ingeniería de Proyectos - AEIPRO (sin fecha), ¿Qué es la Dirección y Gestión de Proyectos?

Harold R. Kerzner (1995) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling.

Project Management Institute (2014), Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (4ta. Ed.).




jueves, 2 de julio de 2015

CIENCiA Celebra los Ascensos de sus Profesionales Militares

                                     por María Gabriela Chalbaud G.


CIENCiA 01 de julio de 2015, el día de ayer se efectuó el acto de ascenso  para el personal militar adscrito a la Universidad Militar Bolivariana de Venezuela, en esta celebración fueron ascendidos cuatro de los oficiales que forman parte del equipo de este centro de investigación; el ahora capitán de fragata Santiago Páez, quien es el jefe de coordinación de investigación, la teniente de navío Roselín Vargas, quien se encarga de gerenciar  la coordinación de administración,  el teniente de fragata Franklin Medina quien se desempeña como jefe del área  proyectos científicos y el primer teniente Armando Molina quien se desempeña como adjunto a la coordinación de talento humano, todos estos ya con sus nuevos grados.  Así mismo fue condecorado el primer teniente Julio Vizcaya quien es el jefe de coordinación de talento humano de este centro, con la Orden al Mérito del Ejército.

En la imagen ascendidos y condecorados

La familia CIENCiA se siente honrada con los logros particulares y grupales de estos oficiales quienes día a día enaltecen a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana  con sus labores ordinarios y extraordinarias desde este centro de investigación, de esta manera hacemos llegar nuestra palabras de felicitación a todos los recién ascendidos y en nombre de nuestro director Alfredo José Pulido Pinto y  les exhortamos a continuar en la incansable labor de promover la investigación universitaria militar.