En
esta ocasión es importante hablar de proyectos, basados en su gestión y
control, en principio es necesario señalar qué, un proyecto, es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos
indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran
los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos
no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad
que dio origen al proyecto. Y Según el Project Management Institute (PMI), la
disciplina del Project Management (Gestión de Proyectos) consiste en “la
aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y
expectativas de una organización mediante un proyecto.” Se entiende que deben existir unas
expectativas, unas necesidades previas, ya que se surge de una necesidad para
plantear un proyecto, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la mejor
manera posible, el talento, el conocimiento, las aptitudes, las herramientas y
técnicas de las que se dispone para cumplir con las metas u objetivos
planteados.
Por
otro lado, es importante definir Las fases
del proyecto, las cuales son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es
necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión
de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera
secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden
superponerse. Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen
un elemento del ciclo de vida del proyecto. Una fase del proyecto no es un
grupo de procesos de dirección de proyectos.
La estructuración
en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para
facilitar su dirección, planificación y control. El número de fases, la
necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del
tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto. Independientemente
de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen
características similares:
•
Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta
forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la
fase. La terminación de esta fase representa un punto natural para re-evaluar
el esfuerzo en curso y, en caso de ser necesario, para cambiar o terminar el
proyecto. Estos puntos se conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase,
puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.
•
El trabajo tiene un enfoque único que difiere del de cualquier otra fase. Esto
involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades.
•
Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se
requiere un grado adicional de control. La repetición de procesos a través de
los cinco grupos de procesos proporciona ese grado adicional de control y
define los límites de la fase.
En
la gestión de proyectos, la aplicación de conocimientos requiere de la
dirección eficaz de los procesos apropiados en cada una de las fases del
proyecto. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas,
realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada
proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que
puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen. El director del proyecto
debe considerar los activos de los procesos de la organización y los factores
ambientales de la empresa. Éstos se deben tener en cuenta para cada proceso,
incluso si no están enumerados de manera explícita como entradas en las
especificaciones del proceso. Los activos de los procesos de la organización
proporcionan pautas y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades
específicas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden
restringir las opciones de la dirección de proyectos.
Los procesos fundamentales de la dirección gestión de proyectos
son la planificación, el seguimiento y el control.
Sobre la planificación del
proyecto, (Kerzner, 1995) explica que "si no se planifica,
aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o
modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostes,
falta de motivación, desconcierto".
Para Kerzner, las cuatro razones básicas para
planificar son:
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.
Y además añade que "Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".
El Proceso de Planificación consta
de las siguientes operaciones:
- Especificar los OBJETIVOS del proyecto (definidos en
el alcance).
- Estructurarlo en ACTIVIDADES y TAREAS.
- Establecer una SECUENCIA, PRIORIDADES y DEPENDENCIA
entre tareas.
- Estimar la DURACIÓN de las tareas.
- Definir los RECURSOS disponibles.
- Definir el PRESUPUESTO admisible.
Al
hablar de seguimiento lo que se hace es comparar la planificación inicial con
la ejecución real, es decir, con el cumplimiento del plan de trabajo y el
presupuesto. En todo proyecto existen riesgos más o menos graves, aparecen
problemas, y por esta razón aunque no se puede prever todos los imprevistos
posibles, si es necesario tener un plan de contingencia. Esto va a suponer la
realización de cambios y probablemente un nuevo ciclo de planificación y
ajuste.
 |
| Gráfico 1. Grupo de Procesos de un Proyecto Realizado por Mónica Talledo Jiménez 2014 |
Para
que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
-
seleccionar
los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto.
-
utilizar
un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.
-
cumplir
con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados, y
-
equilibrar
las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Los
procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente
se enmarcan en una de las siguientes dos categorías principales:
•
Los procesos de dirección de proyectos
aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia.
Estos procesos incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la
aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las Áreas de
conocimiento.
•
Los procesos orientados al producto
especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son
definidos por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de
aplicación. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una
comprensión básica acerca de cómo generar el producto especificado. Por
ejemplo, al determinar la complejidad global de una casa que se planifica
construir, se deben tener en cuenta diversas técnicas y herramientas de
construcción.
Los
procesos de dirección de proyectos se aplican globalmente y a todos los grupos
de industrias. Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en
cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de dirección de
proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de
proyectos.
Esto no significa
que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre
de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el
director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre
tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así
como el grado de rigor adecuado para cada proceso.
Los
directores del proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada
proceso, así como las entradas y salidas que lo constituyen. Esto debe
servirles de guía para aquellos procesos que deben considerar en la dirección
de su proyecto. Este esfuerzo se conoce como adaptación. La dirección de
proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto y
del proyecto esté alineado y conectado de manera adecuada con los demás
procesos, a fin de facilitar la coordinación. Normalmente, las acciones tomadas
durante un proceso afectan a ese proceso y a otros procesos relacionados. Por
ejemplo, un cambio de alcance afecta generalmente al costo del proyecto, pero puede
no afectar al plan de comunicación o a la calidad del producto. A menudo, estas
interacciones entre procesos requieren efectuar concesiones entre requisitos y
objetivos del proyecto, y las concesiones específicas de desempeño variarán de
un proyecto a otro y de una organización a otra. Una dirección de proyectos
exitosa incluye dirigir activamente estas interacciones a fin de cumplir con
los requisitos del patrocinador, el cliente y los demás interesados. En
determinadas circunstancias, será necesario repetir varias veces un proceso o
conjunto de procesos para alcanzar el resultado requerido.
Los
proyectos existen en el marco de referencia de una organización y no pueden
operar como un sistema cerrado. Requieren datos de entrada procedentes de la
organización y del exterior, y producen capacidades que vuelven a la
organización. Los procesos del proyecto pueden generar información para mejorar
la dirección de futuros proyectos.
Esta
norma describe la naturaleza de los procesos de dirección de proyectos en
términos de la integración entre los procesos, sus interacciones y los
propósitos a los cuales sirven. Los procesos de dirección de proyectos se
agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección
de Proyectos (o grupos de procesos):
•
Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para
definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente,
mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
•
Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para
establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de
acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el
proyecto.
•
Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin
de cumplir con las especificaciones del mismo.
•
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos
para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para
iniciar los cambios correspondientes.
•
Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
Los
procesos de dirección de proyectos se presentan como elementos diferenciados
con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica se superponen e
interactúan en formas que aquí no se detallan totalmente. La mayoría de los
profesionales con experiencia en este ámbito reconocen que existe más de una
forma de dirigir un proyecto. Los grupos de procesos requeridos y los procesos
que los constituyen sirven de guía para aplicar conocimientos y habilidades
apropiados en materia de dirección de proyectos durante el proyecto. La
aplicación de los procesos de dirección de proyectos es iterativa y muchos
procesos se repiten durante el proyecto.
Muchas
de las herramientas y técnicas para gestionar proyectos son específicas de
gestión de proyectos. No obstante, entendiendo y aplicando conocimiento,
herramientas y técnicas que son reconocidas como buena práctica no es
suficiente para una efectiva gestión de proyectos.
Adicionalmente
para cualquier área específica una efectiva gestión de proyectos requiere del
gerente de proyecto las siguientes características:
· Conocimiento. Esto se refiere a lo que el gerente
de proyecto conoce de gestión de proyectos.
· Rendimiento. Se refiere a lo que el gerente de
proyecto está en capacidad de hacer o lograr a medida que aplica sus
conocimientos de gerencia de proyectos.
· Personal. Se refiere a cómo se comporta el
gerente de proyectos durante la ejecución del proyecto y actividades
relacionadas. La eficacia personal abarca actitudes, características básicas de
personalidad, liderazgo - la habilidad para guiar el equipo del proyecto a
medida que se alcanzan los objetivos del proyecto y se realiza un balance entre
los limitantes del proyecto.
Referencias bibliográficas:
Asociación
Española de Dirección e Ingeniería de Proyectos - AEIPRO (sin fecha), ¿Qué es
la Dirección y Gestión de Proyectos?
Harold R.
Kerzner (1995) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling,
and Controlling.
Project Management Institute (2014), Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (4ta. Ed.).
